Hilfreiche Tools für mehr Effektivität

Das Internet bietet Unternehmen und Selbstständigen heutzutage vielseitige Möglichkeiten zur Selbstorganisation. Dafür gibt es immer mehr Online-Tools, die den Arbeitsalltag erleichtern und effizienter gestalten. Diese steigern die Produktivität im Unternehmen, dienen der Übersichtlichkeit und erleichtern die Kommunikation und Selbstorganisation im Team. Außerdem haben Online-Tools den Vorteil, dass sie rund um die Uhr von jedem Ort aus verfügbar sind und so ein ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen.

Bei der großen Zahl an kostenlosen  Apps und Software fällt es vielen Unternehmern jedoch schwer, die passenden Online Tools für ihren Betrieb zu finden. Deshalb möchten wir in diesem Beitrag einige Anwendungen vorstellen, welche wir auch bei VAI Trade nutzen.

Welche Vorteile bieten Online Tools für Sie?

Verbesserte Kommunikation

Um die Arbeit im Team effektiv zu gestalten und um den neuen Arbeitsanforderungen gerecht zu werden, ist es hilfreich, moderne Arbeitsmethoden und Technologien einzusetzen, die es den Mitarbeitern erlauben, zeit- und ortsunabhängig zusammenzuarbeiten. Dank Online-Tools können Teammitglieder heute von überall auf der Welt unabhängig zusammenarbeiten. Immer mehr Menschen arbeiten im Home Office und haben trotzdem jederzeit die Möglichkeit, mit ihren Kollegen in Verbindung zu treten, um Aufgaben und Arbeitsfortschritte zu besprechen.

Transparenz in der Projektarbeit

Mit den entsprechenden Online-Tools ist es wesentlich einfacher, Projekte zu koordinieren. Die in einer Cloud gesicherten Daten sind für alle Projektbeteiligten jederzeit einsehbar. Viele Online-Tools haben Tracking-Funktionen, die es den Teammitgliedern ermöglichen, die Entwicklung von Projekten zu verfolgen und Feedback zu geben.
Man kann so jederzeit den aktuellen Stand eines Projektes prüfen, nachsehen, welche Aufgaben gerade in Arbeit sind, welche schon fertig bearbeitet sind und was noch zu tun ist. To-Do-Tools ersetzen unübersichtliche Notizzettel und Termine werden in den meisten Unternehmen bereits online organisiert.

Verfügbarkeit und Sicherheit

Egal, ob von Zuhause, unterwegs oder im Büro – mit Hilfe von Online-Tools hat man das Unternehmen jederzeit im Blick. Verwendet man cloudbasierte Software-Lösungen, müssen Anwendungen nicht mehr auf der eigenen Hardware installiert werden, sondern diese sind dann an einem Ort ausgelagert und stehen jedem Mitarbeiter zeit- und ortsunabhängig zu Verfügung. Updates und Änderungen sind sofort sichtbar.

Die Sicherheit ist ein weiterer wichtiger Aspekt, wenn es um Online-Tools geht. Selbst wenn man den Laptop, das Tablet oder Smartphone verliert, sind alle Dokumente noch online verfügbar. Wurde ein Dokument versehentlich gelöscht, kann man es in der Regel wiederherstellen.

Zeit- und Kostenersparnis

Alle oben genannten Aspekte reduzieren Zeit und sorgen für eine effizientere Arbeitsweise. Lange Anfahrtswege fallen für die Mitarbeiter weg, Unterbrechungen während der Arbeit durch Besprechungen des aktuellen Projektstandes werden zum Großteil überflüssig. Mitarbeiter erhalten schneller Feedback und können direkt darauf eingehen. Projekte lassen sich besser planen, aufteilen und bearbeiten.

Mit Nutzung cloudbasierter Anwendungen reduziert sich zugleich der Aufwand für die Pflege und Verwaltung der eigenen IT-Infrastruktur. Unternehmen sind maximal flexibel und sparen gleichzeitig Kosten durch den Wegfall einer eigenen Server-Struktur.

Unsere Top Online Tools

Im Folgenden möchten wir einige Tools vorstellen, die wir bei VAI Trade für uns entdeckt haben und welche wir regelmäßig nutzen.

Google Workspace

Google Workspace zählt zu den Team Tools, die eine Reihe verschiedener Online Anwendungen bieten, um im Team zu kommunizieren sowie Inhalte zu erstellen, zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. Neben einer benutzerdefinierten E-mail-Adresse erhalten Unternehmen Tools für die Zusammenarbeit, darunter Gmail, Kalender, Meet, Chat, Drive, Docs, Tabellen, Präsentationen, Formulare und Sites. Mit Google Docs, Sheets, Slides und Forms als Teil von Google Drive hat man ein nützliches Online-Pendant zu Microsoft Office. Google Workspace ist günstiger als Microsoft Office und vollständig cloudbasiert.

Slack

Slack ist bei VAI Trade das optimale Tool zur Teamkommunikation. Über Slack tauschen wir uns über alle geschäftsrelevanten Themen aus, verschicken Links und Dokumente. Das Online-Tool basiert auf der Einrichtung von einzelnen Channels, in dem sich alle Beteiligten versammeln, die an einem Thema arbeiten und hierzu entsprechende Informationen austauschen wollen. Die Kommunikation ist somit themenbezogen und wird an einem zentralen Ort gebündelt.

In Slack lassen sich zahlreiche Apps integrieren, wie beispielsweise Trello und Google Drive. Slack zeigt alle Benachrichtigungen aus den integrierten Apps in einem einheitlichen Aktivitäten-Stream an.

Personio

Personio ist ein Tool für die Personalverwaltung. Die Mitarbeiter können hier schnell selbst ihre tägliche Arbeitszeit erfassen, Urlaubsanträge stellen, Fehlzeiten wegen Krankheit eintragen.

LastPass

LastPass ist ein Passwortmanager. Aus Sicherheitsgründen ist es wichtig, dass man für jedes seiner Online-Konten ein anderes Passwort verwendet. Aber wie soll man sich all diese Passwörter nur merken? Dabei hilft ein Passwortmanager, also ein Tool, das sichere und individuelle Passwörter erstellen, speichern und bei Wiederanmeldung in das jeweilige Konto auch automatisch eingeben kann.

Doodle/Simple Poll

Doodle ist der schnellste und einfachste Weg, Meetings oder auch Teamevents zu planen. Mit dem Tool lässt sich durch Abstimmung der einzelnen Teammitglieder schnell und unkompliziert der für alle passende Termin finden.

Simple Poll ist eine App, die man in Slack hinzufügen kann, um Umfragen im Team zu den verschiedensten Themen zu kreieren. Mithilfe dieses Umfragetools kann man z.B. schnell und einfach ein Team-Event planen, die Preferenzen im Team ausloten und ebenfalls den passenden Termin finden.

Trello

Trello ist ein weiteres, sehr nützliches und hilfreiches Tool. In Trello kann man seine to-do-Listen erstellen und verwalten, es ist aber auch ein Projektmanagement-Tool. Das Tool basiert auf der sogenannten Kanban-Methode, bei der jede Aufgabe im Grunde genommen in eine von drei Phasen integriert wird, beispielsweise: Aufgabenstellung (to-do), im Bearbeitungsprozess (doing) und erledigt (done). Insbesondere für die Arbeit im Team ist Trello nützlich. Es gibt viele zusätzliche Plugins, mit dem man sich den Arbeitsprozess erleichtern kann. Jede Aufgabe kann von allen Mitgliedern des Teams kommentiert oder bearbeitet werden, so dass ein effizienter Prozess möglich wird.

Mailchimp

Mailchimp ist ein sehr leistungsstarkes E-mail-Tool, mit dem man die Kommunikation sehr gut steuern und analysieren kann. Der Service integriert sich in WordPress, einer Reihe von CRM-Apps. Wir bei VAI Trade setzen das Tool im automatisierten E-mail-Marketing ein.

Fazit

Die o.g. Online-Tools sind die, die auch bei VAI Trade erfolgreich zum Einsatz kommen. Sie stellen natürlich nur eine begrenzte Auswahl aller Möglichkeiten zur besseren und digitalen Organisation der Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen dar.

Außerdem möchten wir hier abschließend noch ein paar wichtige Anregungen zum effektiveren Arbeiten geben.

• Um das volle Potential der verfügbaren Tools nutzen zu können, sollten Sie Ihre Mitarbeiter in der Anwendung schulen. Nur wenn alle Beteiligten wissen, welche Funktion das jeweilige Tool hat, kann es auch erfolgreich genutzt werden.
• Die Mitarbeiter sollten 2 Monitore zum Arbeiten haben. Die Anschaffung von Bildschirmen bedeutet heutzutage keine große Investition mehr, bietet aber ein enormes Potential für effektiveres Arbeiten. In unserem Unternehmen arbeiten alle Kollegen mit 2 Bildschirmen, einige sogar mit 3.
• Ebenso wichtig für ein gutes und effektives Arbeiten ist ein höhenverstellbarer Schreibtisch. Ganz gleich, wie toll der Bürostuhl auch ist, den ganzen Tag zu sitzen, tut dem Körper, insbesondere dem Rücken, keinen Gefallen. Ab und an aufstehen und sich bewegen zu können - ohne von der eigentlichen Arbeit abgelenkt zu werden, kann schon zu einem Produktivitäts- und Energieschub beitragen.

Wir hoffen, wir konnten Ihnen in diesem Artikel ein paar Anregungen für einen besseren und effizienteren Arbeitsalltag geben. Was für Ihr Unternehmen das Beste ist, entscheiden Sie natürlich selbst.