Die Corona-Pandemie geht - Homeoffice bleibt: Wie wir bei VAI Trade mit Homeoffice umgehen und was andere Unternehmen davon für sich ableiten können
Seit Beginn der Corona Pandemie in 2020 arbeiten unsere Mitarbeiter nahezu vollständig von zu Hause oder auch von anderen Orten mobil. Etwas, was man sich früher kaum vorstellen konnte, ist in unserem Unternehmen Realität geworden - nämlich effektiv zu arbeiten ohne zwingende Anwesenheit im Büro.
Noch in der Anfangsphase eines Startups wurde bei VAI-Trade und auch den anderen jungen Fintech-Unternehmen viel Wert darauf gelegt, dass sich die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Büro wie zu Hause fühlen: es gab den Fußballkicker, zahlreiche Teamevents, das gemeinsame Feierabend-Bier und einiges mehr. Heute ist es umgekehrt - das Zuhause wird zum Büro.
Welche Chancen und Risiken bringt Homeoffice?
Das einst durch die Pandemie eher erzwungene mobile Arbeiten ist in unserem Unternehmen nicht mehr wegzudenken und birgt für die Mitarbeiter einige Vorteile: familiäre und private Verpflichtungen sind mit dem Beruf besser vereinbar. Durch entfallende Arbeitswege werden Zeit, Geld, Verkehr eingespart und somit auch negative Umwelteinflüsse reduziert.
Arbeitgeber profitieren von einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit sowie von der Kostenreduzierung bei der betrieblichen Infrastruktur, insbesondere durch die Einsparung von Büroflächen. Nutzten wir früher noch eine ganze Etage mit mehreren Räumen in einem Bürobau, reicht heute ein Büro mit Arbeitsplätzen nur für die Hälfte der Mitarbeiter in einem sogenannten Coworking-Space.
Außerdem können dringend benötigte Fachkräfte aus dem Ausland beschäftigt werden, ohne dass diese gleich nach Deutschland umziehen müssen. So sitzen 2 IT-Mitarbeiter in Brasilien und arbeiten von ihrer Heimat aus.
Die mobile Arbeitsweise setzt natürlich Vertrauen und Flexibilität bei Arbeitnehmern und Arbeitgebern voraus.
Das Risiko, dass diese Arbeitsweise durch die Mitarbeiter ausgenutzt wird, um eher privaten statt beruflichen Interessen nachzugehen, besteht nicht.
Aufgrund der voll digitalisierten Prozesse bei VAI ist eine persönliche Kontrolle von Arbeitszeit und -leistung nicht notwendig. Arbeitsaufgaben sind digital ersichtlich und geben auch den Arbeitsrhythmus für jeden einzelnen Mitarbeiter vor. Alle Mitarbeiter arbeiten motiviert und einer kann sich auf den anderen verlassen.
Wie schaffen wir es, bei VAI Trade trotz Homeoffice gut als Team zu funktionieren?
Auch im Homeoffice ist eine gute Teamarbeit wichtig.
Dafür nutzen wir natürlich die vielseitigen digitalen Möglichkeiten: Videotelefonie, Google-Meetings u.a.
Einmal pro Woche oder für wichtige Besprechungen geht auch jeder Mitarbeiter ins Büro. Dabei wird darauf geachtet, dass insbesondere Mitarbeiter verschiedener Teams zusammenkommen.
Außerdem wird sich einmal pro Woche per Videokonferenz über die wichtigsten Themen ausgetauscht. Damit das ganze nicht langweilig wird, gibt es neben den Arbeitsthemen immer auch ein persönliches, informatives Thema. Einige Mitarbeiter haben auch bestimmte “Rituale” eingeführt - z.B. zur Guten-Morgen-Begrüßung einen interessanten Beitrag zu posten, einen kuriosen Feiertag zu benennen und im Anschluss ans Meeting Stein-Schere-Papier zu spielen oder gemeinsam eine Fitness-Übung zu machen. Ideen gibt es viele.
In der Corona-Hochzeit wurden die Teamevents auch digital durchgeführt: ein Cocktailkurs, ein Kochkurs, ein Escape-Spiel.
Mittlerweile finden diese zum Glück wieder live und in Präsenz statt.
Trotz Homeoffice bilden wir bei VAI Trade nach wie vor ein gutes Team.
Besteht ein Rechtsanspruch auf Homeoffice bzw. die Pflicht, im Homeoffice zu arbeiten?
Einen Rechtsanspruch auf Homeoffice gibt es in Deutschland bislang nicht. Es liegt also im Ermessen des Arbeitgebers, Homeoffice anzubieten. Ist dies der Fall, ist es sinnvoll, hierzu genaue Regelungen z.B. im Arbeitsvertrag zu treffen. Aber auch Betriebs- oder Tarifvereinbarungen können den allgemeinen Anspruch auf die Arbeit im Homeoffice enthalten.
Andererseits besteht seitens des Arbeitnehmers keine Pflicht, im Homeoffice zu arbeiten. Homeoffice kann nur mit der Zustimmung des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin eingerichtet werden, denn die Unverletzlichkeit der Wohnung ist im Grundgesetz geschützt.
Bei VAI Trade beruht das Arbeiten im Homeoffice auf Freiwilligkeit.
Wer trägt die Kosten für die Einrichtung des Büros bzw. des Arbeitsplatzes zu Hause?
In der Regel ist der Arbeitgeber für die Ausstattung des Arbeitsplatzes auch im Homeoffice zuständig und verpflichtet, die hiermit verbundenen Kosten zu übernehmen. Hierzu gehören vor allem die Kosten für die erforderlichen Arbeitsmittel, wie beispielsweise die technische Büroausstattung.
Die Ausstattung des häuslichen Arbeitsplatzes klappte bei VAI Trade reibungslos, selbst Bürostuhl und höhenverstellbarer Schreibtisch für zu Hause waren kein Problem.
Hinsichtlich Homeoffice und häusliches Arbeitszimmer gibt es auch einige steuerliche Änderungen, über die Sie am besten Ihr Steuerberater aufklärt.
Darüber hinaus sollten Regelungen zur Ausstattung im Homeoffice, die über gesetzliche und steuerliche Regelungen hinausgehen, schriftlich fixiert werden.
Wie wird der Datenschutz bei Homeoffice gewährleistet?
Auch im Homeoffice müssen die datenschutzrechtlichen Regelungen beachtet werden.
Bei VAI Trade sind die Mitarbeiter über ein Virtual Private Network (VPN), also mittels einer sicheren Netzwerkverbindung, an das Unternehmen angebunden.
Die technische Hardware wird 100% den Mitarbeitern von VAI Trade zur Verfügung gestellt. Virenscanner und Firewall werden aktuell gehalten.
Es wird außerdem vollständig papierlos gearbeitet. Es können also keine ausgedruckten Dokumente oder Akten in falsche Hände geraten.
Wie wird bei VAI Trade die neu beschlossene Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitszeit mit dem mobilen Arbeiten vereinbart?
Mit Beschluss vom 13.09.2022 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) die verpflichtende Arbeitszeiterfassung beschlossen.
Der Arbeitgeber hat somit die tatsächliche und korrekte Arbeitszeiterfassung zu gewährleisten.
Obwohl die BAG-Entscheidung weiterhin eine flexible Arbeitsweise auf Vertrauensbasis ermöglicht, müssen Arbeitszeiten ab sofort auch bei Vertrauensarbeitszeit und mobilem Arbeiten erfasst werden.
Dies setzt ein entsprechendes Erfassungssystem voraus, welches nicht zwingend digital sein muss.
Wir bei VAI-Trade nutzen für die Personalverwaltung die Software https://www.personio.de/.
Diese Software ermöglicht u.a. die schnelle und sichere Arbeitszeiterfassung durch die Mitarbeiter.
Wie steht es bei Ihnen mit Homeoffice?
Wenn Sie mehr darüber wissen wollen, ob Ihr Unternehmen gut auf mobiles Arbeiten vorbereitet ist und was alles dabei zu beachten ist, empfehlen wir Ihnen diesen Link: